Registro de las Actas Auténticas Notariales.

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Entre nosotros se tiene por sabido que el notario es un funcionario público, calidad que le está conferida por disposición de la Le No. 301 del 1964, sobre el Notariado.

A solicitud de los interesados el Notario está obligado a dejar constancia por escrito de las diligencias que realice, quedando a su cargo los documentos que escritura, los cuales deben ser custodiados y protegidos en lugares que impidan su deterioro, sustracción o su uso indebido.

Dependiendo de las diligencias asignadas al notario, y bien por las atribuciones y funciones que le atribuye la ley previamente mencionada, este funcionario está facultado para instrumentar actos auténticos, los unos y para legalizar firmas, huellas digitales, los otros. Por su naturaleza, en los primeros tipos de documentos -los auténticos-, el notario es responsable tanto por los contenidos expuestos en estos tipos de documentos así como por las solemnidades a que los mismos están sometidos, por mandato expreso de las leyes que rigen la materia.

De igual manera, respecto a los actos auténticos, el notario está obligado a preparar un protocolo de los actos que instrumenta durante el periplo de un año, del cual, por disposición de la ley debe serle presentado un duplicado del mismos a la Suprema Corte de Justicia, al término de cada año.

Una vez el Notario instrumenta el documento de naturaleza auténtica que le sirve de base a su actuación, está compelido a depositarlo en un plazo de seis días a partir de la fecha de su escrituración ante el Registro Civil y Conservaduría de Hipotecas, por mandato de la ley No. 2334 del 20 de mayo del año 1885 -normativa que mantiene su vigencia, no obstante su senectud-. Esta gestión le impregna la fecha cierta a los documentos así escriturados.

Parece ser que el interés del legislador en indicarle al notario la obligación de depositar para su registro las actas auténticas, no es sino meramente impositivo, toda vez que el no hacerlo, le conlleva apenas una simple multa que no excede de cuatro pesos dominicanos, por la infracción, esto es que en caso de ser omitido el registro en el plazo que ordena la ley, el documento así tratado no pierde su vigencia ni su valor probatorio, este mantiene su valor jurídico.

De lo que si debe estar consiente el notario es que todas las actas auténticas que instrumente deben ser oportunamente registradas, y es su responsabilidad hacerlo, ya que de incumplir con este procedimiento, hace posible que las mismas puedan ser atacadas por simple oposición de partes, debido a que su falta de registro le hace perder la fecha cierta que se les impregna por su presentación ante el Registro Civil. Sobre este aspecto, muchas son los debates que se propician en las áreas académicas debido a que hay quienes se inclinan por admitir que estos tipos de documentos adquieren su fecha cierta desde el momento en que el notario le asigna un espacio en su protocolo.

Una razón adicional que obliga al registro de las actas autenticas escrituradas por notarios es que éstos no podrán expedir ninguna compulsa, esto es, las copias que deba expedir el notario a solicitud de parte interesada, sin que antes haya sido depositado el original o matriz del documento.

De manera que esta simple pero contundente violación a la ley No. 2334, hace pasible al notario de comprometer su responsabilidad civil.

Vemos pues como el notario puede comprometer su responsabilidad en tanto diversos órdenes, tanto en lo penal, civil y hasta fiscal, por el mal desempeño de sus delicadas funciones.

Es interés de toda la colectividad que a través del uso de la razón y buen tino de este importante funcionario público, se percate diligenciar el cumplimiento de todos los requisitos que le imponen las leyes propias que rigen el notariado en la República Dominicana, así se evite trastornos innecesarios en su contra y de quienes confíen en su sagrado ministerio notarial.


Salomon Ureña B E L T R E.
Abogado - Notario.
809 353 5353
Email: salomonbeltre@gmail.com